Để giao tiếp tốt hơn

Biết nói cảm ơn

Trước khi bắt đầu thảo luận chi tiết những gì đã chuẩn bị trước, hãy biểu lộ sự cảm kích vì người khác đã dành thời gian cho bạn. Thời gian là một món quà rất quí giá. Vì vậy, việc đánh đánh giá cao điều đó là rất quan trọng. Ngoài ra, bạn cũng nên cảm ơn những sự đóng góp hoặc cộng tác của đối tác trong thời gian qua. Một lời khen tuy nhỏ nhưng sẽ giúp hình thành nên mối quan hệ tốt đẹp.

Tạo nên sự nối kết

Hãy phát triển mối liên kết cá nhân. Nếu có thể, hãy tìm kiếm những người có cùng mối quan tâm với bạn như về thời tiết, thể thao, tin tức, sở thích v.v.. Nhưng lưu ý tránh những chủ đề gây tranh cãi như chính trị hay tôn giáo. Nên tập trung trao đổi về những phần quan trọng như gia đình, trường lớp, những dự định hoặc mục tiêu trong cuộc sống của họ. Cảm giác được nối kết với người khác sẽ giúp chúng ta trở thành một người biết lắng nghe hơn.

Duy trì thái độ tích cực

Hãy bình luận và đặt ra những câu hỏi mang tính xây dựng bất cứ khi nào có thể. Nếu muốn người nghe không rơi vào trạng thái thụ động, bạn nên thường xuyên đưa ra những lời khen ngợi mang tính khích lệ và tập trung nhấn mạnh những điều tích cực. Điều này có thể giúp buổi nói chuyện tránh được tình trạng mất dần hứng khởi và những thất bại gây ra bởi việc giao tiếp kém hiệu quả.

Quan sát động thái người bạn đang giao tiếp

Cần phải quyết đoán để những ý tưởng và các vấn đề trọng tâm mà bạn đưa ra được người khác lắng nghe và chấp nhận. Tuy nhiên, bạn phải chú ý không được năng nổ một cách thái quá. Hãy là người tự tin và chính trực nhưng không độc đoán. Bạn nên cố gắng chinh phục người nghe bằng cách duy trì sự bình tĩnh và tính thuyết phục trong giao tiếp.

Xác định kết quả mong muốn

Bạn đang trông đợi một kết quả như thế nào? Điều này rất quan trọng. Bạn phải biết bản thân đang muốn đạt được mục tiêu gì. Bạn đang có ý định tư vấn hay truyền đạt kiến thức, cố gắng đạt được thỏa thuận hay tìm kiếm một giải pháp? Những thành quả mà bạn mong đợi sẽ là yếu tố giúp cho cuộc thảo luận diễn ra suôn sẻ hơn.

Chủ động lắng nghe

Luôn duy trì sự giao tiếp bằng mắt. Hãy tôn trọng và không ngắt lời người đang nói. Bạn cần thể hiện thái độ lịch sự như vậy với người khác vì không ai thích bị chen ngang khi đang nói. Nên giữ tư duy cởi mở và tìm hiểu quan điểm của người mình đang giao tiếp. Hãy nhớ rằng việc học cách đánh giá cao các ý kiến người khác là một công cụ vô giá cho việc giao tiếp.

Quan sát các tín hiệu không lời

Cẩn thận chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của cả bạn và người nghe. Hành động khoanh tay hoặc một tư thế khép kín có thể báo hiệu sự đề phòng hoặc phản đối. Mắt nhìn vẩn vơ, bồn chồn hoặc ngồi không yên cho thấy sự không thoải mái hay thiếu kiên nhẫn. Ngáp hoặc thở dài cũng thể hiện sự mệt mỏi về thể chất hoặc tinh thần. Đó là tất cả nhưng dấu hiệu quan trọng cho thấy buổi thảo luận của bạn sẽ không thành công.

Hỏi ý kiến

Trước hết, phải chắc rằng người nghe hiểu rõ những gì bạn đang cố trình bày. Đôi khi chúng ta nghĩ mình đã đạt được thỏa thuận nhưng thực chất lại chỉ là sự hiểu nhầm. Hãy mời người nghe tham gia phát biểu ý kiến hoặc đưa ra những suy nghĩ. Những thông tin đó không chỉ giúp thảo luận thành công mà đồng thời cho người khác cảm giác rằng ý kiến của họ có giá trị.

Thiết lập những việc cần làm

Tổng kết lại những việc hay điều sẽ làm tiếp theo cách rõ ràng. Hãy xác nhận lại thời hạn, nhiệm vụ và trách nhiệm giải trình của cả hai bên. Bạn nên lưu lại các thỏa thuận bằng văn bản vì chúng sẽ rõ ràng và cụ thể hơn thỏa thuận bằng lời.

oOo

Cuối cùng, hãy luôn cố gắng kết thúc cuộc thảo luận với thái độ tích cực và lời cảm ơn chân thành.

STEPPE